コラム

社内で動画を共有しよう!──ビジネス向け動画活用法

動画を使った企業内の情報共有が定着し、その効果が注目を集めています。時間と場所が合わなければ機会を逃してしまう研修やセミナー、口頭で伝達してきた作業手順や文書で共有していたマニュアル......。このような、従来からの様々な業務とその課題が、動画により、どんどん改善されてきています。

臨場感ある動画は、「伝える力」が違います。人材育成、業務の効率化をはじめ、様々な効果を生み出す社内の動画共有について、本稿で詳しく説明しましょう。また、現状の企業の動画配信状況とその課題、解決について考えます。

動画共有による、これだけの効果

ビジネスで利用される動画コンテンツには様々なものがあります。広く世間に情報を公開・拡散したい場合には、一般的な無料動画配信サービスを利用するのが効果的ですが、ここでは、一般公開を前提とする広告・広報などの動画コンテンツではなく、社内または限られた範囲で利用される企業向け動画配信について説明します。

まずは、社内向け動画共有で、どのようなことができるのか?代表的な利用例を簡単に紹介しましょう。

●社内研修

新製品の研修会、コンプライアンス研修、セキュリティ研修、新規導入システムの勉強会など。

今までたくさんの人を1ヵ所に集めて行ってきた研修会や勉強会が、動画配信で行えるようになります。時間や場所という制約を越えて、都合のよいタイミングで、いつでもスキルアップすることができるのが動画研修のよいところ。全体研修に出席することができなかった社員のために、撮影した動画をアップロードしておけば、後から内容を確認することも。様々な人材育成に活用できます。
動画研修に関しては、次の記事「第6回>動画研修メリット・デメリット」でも詳しく説明していますので、ぜひ、ご一読ください。

第6回>動画研修メリット・デメリット

●マニュアル共有

作業マニュアル、接客マニュアル、機械や工具の使い方、修理マニュアルなど

従来、紙の印刷物などで共有してきたマニュアルを、誰でも一目でわかる動画にして説明できます。多品種・少量生産で作業工程の教育が負荷になっている工場や、品揃えの多い小売業の接客の現場に。また、言語など多様な背景を持つ人々の働く場に、映像でわかるマニュアルが大きな威力を発揮します。

●訓示

全社会議、朝礼など。

ライブ配信機能を使えば、全社同時にストリーミング中継を視聴することも可能です。一斉配信でトップの意思を伝えたり、会社としての方向性を社員全員に示すことなどが可能になります。あえて声で伝えたい「強い思い」は、ぜひライブ配信機能を使って、臨場感たっぷりに語ってください。音声や映像を通して企業文化の醸成を行えます。

●セミナー

限定配信コンテンツ、会員特典動画、授業配信など。

社内向けに限らず、セキュアな環境での限定動画配信は様々な用途に利用できます。例えば、お客様とのコミュニケーションとして、会員限定のプレミア感ある情報を提供したり、課金特典の動画を提供したり。アイデア次第で様々な効果が生み出せます。
動画セミナーに関しては、次の記事「第5回>セミナー動画配信でお客様へ情報発信!」でも詳しく説明していますので、ぜひ、ご一読ください。

第5回>セミナー動画配信でお客様へ情報発信!

共有サーバに動画をあげておけば OK、......ではありません!

社内向け動画の共有方法で一般的なのは、おそらく社内のファイルサーバにデータをそのままアップロードし、社員に視聴を促す通達を出す──、というものではないでしょうか。しかし、この方法には2つの問題点があります。1 つは、セキュリティリスク。もう 1 つは、活用の問題です。

(1)情報漏えいのセキュリティリスク

共有サーバにアップロードされた動画が、視聴者のローカル環境にダウンロードされてしまったら、管理者は、その先を追跡することができなくなります。コピーされて、拡散されたとしても、打つ手がありません。流出させたくない社内向け動画を、ファイルサーバなどに保存するのは問題です。

(2)視聴が進まないという問題

視聴者管理ができない点は、ファイルサーバで動画を共有することの弱点です。それは、「誰が、いつ動画を視聴し、誰が未視聴なのか」を容易に確認することができないためです。例えば、研修だったら、受講率や教育効果の測定が不可能になります。全員必修の課題があったとしても、本当に全員履修したかの確認にもつながりません。

一般的な無料動画配信サービス、クラウドストレージなど、ほかの共有方法は?

一般的な無料動画配信サービスは便利な動画配信プラットフォームですが、社内向け配信には向きません。限定公開機能も搭載されていますが、利用するためには視聴者がフリーアドレスを取得する必要があり、フリーアドレスの利用がセキュリティ上のネックとなるケースが多いようです。

また、昨今では情報共有に特化したコラボレーション型のクラウドストレージも人気です。こうしたサービスの中には、アクセス権管理やログ管理といった機能が搭載されているものがあり、ファイルサーバに比べて上手く運用できるのでは?という期待も。しかし、やはり動画の配信に特化した環境ではありませんので、現段階では機能的に一歩足らずといったところです。
そのほか、社外秘の動画をクラウド環境にアップロードすることは、そもそもセキュリティポリシーに触れるという企業も多いようです。一般公開の動画なら問題ないでしょうが、社内向け、限定公開の動画となると、やはりオンプレミスの環境に展開するのが無難でしょう。

動画には専用の動画配信プラットフォームを

社内向けの動画の共有は、企業に特化した動画配信システムを利用することをおすすめします。
ここまでに挙げた課題を整理すると、まず、許可のないダウンロードや拡散を防ぐために、配信方式はストリーミングが必須です。また、基本的にはオンデマンド配信が求められますが、訓示などのニーズがあればライブ配信にも対応したいところ。視聴状況を可視化するユーザ管理機能はもちろん、情報漏えいを抑制するログ管理やアクセス権管理も必ず押さえておきたい機能です。セキュリティポリシーの要請があるなら、オンプレミスでの利用ができるかどうかも確認しましょう。

社内での動画共有なら「viaPlatz」

「viaPlatz」は、社内での動画共有に特化した企業向け動画配信システムです。コンテンツ管理はもちろん、セキュリティ対策としての任意な ID、パスワードによる認証やアクセス元のグローバルIP アドレスによる制限が可能です。さらには、誰が・どの動画を・何分見たというような、細やかな視聴者ログの確認を行うことが可能です。これらは、わかりやすい管理画面で確認できます。
また、動画研修の後には、簡易的な理解度テストを実施するなど、企業の管理者が必要とする機能を多数搭載。視聴状況を分析し、改善につなげることも可能。そのほか、動画配信にまつわる企業向け機能を包括的に提供しています。ビジネスの様々なシーンで安全に活用できる「viaPlatz」の詳しい解説は、下記よりご確認ください。

>viaPlatzの特長